Ben jij een organisatietalent met passie voor het creëren van overzicht in een dynamische organisatie? Lukt het je om met verschillende taken tegelijk bezig te zijn en toch het overzicht te behouden? Ben je klantgericht ingesteld en is het werken met vrijwilligers voor jou een extra motivatie?

Als Front Office Assistant ben je het centrale aanspreekpunt voor het winkelsupportteam en de vrijwilligers van onze goede doelen winkels.

Krijg je een glimlach op je gezicht als je je voorstelt dat je al het bovenstaande zou doen in een organisatie met een sterk sociaal doel?

Blijf lezen!

Doel van deze functie

Als Front Office Assistant zorg je ervoor dat de vrijwilligers zich gehoord en ondersteund voelen in de taken die zij uitvoeren voor Terre des Hommes. Je levert praktische ondersteuning aan de lokale en landelijke winkels op het gebied van: administratie, voorraad-, documenten- en contractbeheer, kassa ondersteuning en het bestellen | distribueren van essentiële en commerciële winkelbenodigdheden.

Daarnaast bied je ondersteuning aan het winkelsupportteam. Je analyseert, evalueert en ondersteunt activiteiten en processen. Ook ondersteun je bij het organiseren van bijeenkomsten en trainingen voor alle betrokken vrijwilligers. Je bent gewend om jezelf de vraag te stellen; Wat kan er beter | klantvriendelijker | sneller en overzichtelijker?.

Het team

Je rapporteert aan de Manager Retail Operations & Volunteer Support en maakt deel uit van een team van 6. Dit team richt zich op het continueren van het bestaande lokale- en landelijke winkelnetwerk en vrijwilligersondersteuning en -betrokkenheid.

Samen met het team Retail Communication & Business Development, vormen we het winkelsupportteam, met in totaal 10 teamleden. Het winkelsupportteam is verantwoordelijk voor een goed functionerend winkelnetwerk, waar klanten en vrijwilligers zich thuis, gewaardeerd en ondersteund voelen. Dit netwerk bestaat uit meer dan 40 winkels en 1700 betrokken vrijwilligers. Het winkelsupportteam biedt het gehele netwerk ervaring in Retail, Sales, vrijwilligersbetrokkenheid, administratie en juridische ondersteuning.

Je werkt nauw samen met de Front Office Coördinator en de Charity Retail & Relations Officer. Daarnaast bied je operationele ondersteuning aan de Regiocoördinatoren winkel & vrijwilligers en de managers van het team.

Resultaatgebieden en kernactiviteiten

Je bent het centrale aanspreekpunt voor het winkelsupportteam en de vrijwilligers van de goede doelen winkels van Terre des Hommes. Je zorgt voor follow-up op de benodigde ondersteuning, door vragen direct zelf te behandelen of door te sturen naar collega’s.

Operationele ondersteuning winkels & vrijwilligers:

• Collega’s ondersteunen binnen het winkelsupportteam met operationele zaken betreffende de winkels
• Beschikbaar zijn voor vragen over en reagerend op storingen van kassa | pin | telefoon
• Contractenbeheer van diverse leveranciers bij landelijke winkels en nieuw te openen winkels
• Operationeel ondersteuning bij opening nieuwe winkels | transitieplan | sluiting winkels
• Op eigen initiatief een jaarlijkse check van veiligheidsmiddelen voor landelijke winkels uitvoeren
• Printen en verzenden van vrijwilligersovereenkomsten
• Administratie bijhouden van jubilea vrijwilligers/winkels en huurcontracten
• Alle inkomende/uitgaande documenten verwerken, opslaan en bijwerken
• Ondersteunen bij bestellingen voor landelijke en nieuw te openen winkels, met eventuele afstemming van de regiocoördinator
• De behoefte aan middelen bijhouden, evenals een kleine voorraad beheren voor winkels op het hoofdkantoor
• Ondersteuning bieden voor opslag locatie in Weesp
• Bijhouden en regelmatig delen van informatiemap met vrijwilligers en winkels
• Inplannen van spreekbeurten over onze projecten door collega’s in de winkels
• Informeren van bestuurders van winkels en bijhouden van noodzakelijke checklist
• Opvragen en opslaan van de notulen van de lokale winkels

Management ondersteuning:

• Voorbereiden winkelsupportteam overleggen en bijhouden actielijst
• Operationele ondersteuning bieden aan het management
• Initieeren van verbeteringen in werkprocessen en procedures
• Bijdragen aan de continue verbetering van diensten, systemen, continuïteit en planning
• Beheren van verschillende contracten en zoeken naar nieuwe kansen voor (raamwerk)overeenkomsten met focus op kostenbesparingen
• Organisatorisch ondersteunen bij voorbereiding van trainingen en regiodagen
• Overnemen van frontoffice-taken bij afwezigheid van de Front Office Coördinator

Kennis en ervaring

De ideale kandidaat voelt zich betrokken bij de missie van Terre des Hommes. Vindt het vanzelfsprekend om, met het oog op de missie, dagelijks het maximale uit de dag te halen. Bij alles wat je doet, zet je de belangen van de organisatie en waar zij voor staat op één.

Je bent een organisatietalent en wordt blij van een dynamische organisatie. Je gaat proactief te werk, schakelt makkelijk tussen zelfstandig en in teamverband werken.

Voor jou is het denken in oplossingen je tweede natuur, je bent positief ingesteld en ziet vooral mogelijkheden.

• +3 jaar werkervaring in een brede operationele ondersteunende rol in een dynamisch werkveld
• Is vertrouwd met de bedrijfsprocessen en heeft kennis van en ervaring met systemen die relevant zijn voor de functie. Zoals Google Drive, Documenten en andere administratieve tools.
• Kan zowel goed zelfstandig werken als in een team
• Is praktisch ingesteld en is kostenbewust
• Kan goed plannen en organiseren.
• Is klantgericht
• Is instaat een goed overzicht te houden over eigen planning en durft nee te zeggen
• Ervaring met werken met vrijwilligers is een pré
• Heeft een proactieve houding
• Denkt in oplossingen en ziet wat er wel is
• Is actie- en resultaatgericht
• Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Kan uit de voeten met de Engelse taal in een overwegend internationale organisatie
• Is bij voorkeur in staat om 30 uur te verdelen over 5 x 6 uur per dag
• Is bereid om 2 à 3 dagen per week op kantoor in Den Haag en de overige dagen vanuit huis te werken

Wat wij naast bovenstaande te bieden hebben!

Terre des Hommes is een groeiende organisatie in beweging. Dat betekent veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën. Omdat wij onze eigen programma’s en projecten beheren en uitvoeren, is de impact die wij en dus ook jij maken, dagelijks voelbaar.

• Een contract voor 1 jaar met de intentie om na 1 jaar te verlengen naar een contract voor onbepaalde tijd.
• De salarisschaal voor deze functie is schaal 5 en afhankelijk van ervaring tussen €2,856.60 – €3,468.60 bruto per maand op basis van een fulltime (36 uur)
• Wij bieden een contract van 30 uur. Je mag de uren over de week verdelen naar eigen voorkeur, in overleg met je manager;
• Wij werken hybride, dus 50% op kantoor en 50% thuis. We zijn vrij flexibel en hebben oog voor je werk-privébalans;
• Een kantoor in het bloeiende hart van Den Haag, stad van internationale mensenrechten en politieke hoofdstad.
• 25 dagen betaald verlof per jaar op basis van fulltime dienstverband, bij parttime dagen pro rata;
• Wij bieden een woon-werkvergoeding voor de kilometers die je met de fiets maakt of zorgen voor een NS-kaart;
• Onze pensioenregeling is ondergebracht bij ASR en Terre des Hommes draagt ​​het grootste deel van de pensioenbijdrage.
• Onze nieuwe medewerkers ontvangen een eenmalige financiële vergoeding voor de aanschaf of inrichting van een ergonomische thuiswerkplek. Wij vertellen je hier graag meer over indien van toepassing.

How to Apply:

Wij willen je graag leren kennen!

Upload je sollicitatie hier vóór 12 May 2025.
Als je vragen hebt over deze vacature, stuur ze dan naar onze HR-functionaris : vacature@tdh.nl