DESCRIPCIÓN BREVE:

El/la Asistente Administrativo/Administrador/a se encarga de apoyar la implementación de los procedimientos financieros, administrativos, de la misión HEKS/EPER en Quibdo, Choco, bajo la dirección del Coordinador de Terreno y en Coordinación con la Administradora y el Coordinador Administrativo/Financiero.

CUALIFICACIÓN MÍNIMA:

Educación secundaria y titulación técnica o título universitario en ingeniería, administración logística, administración de empresas, negocios, economía o similar.

EXPERIENCIA REQUERIDA:

• Experiencia en gestión administrativa general, con énfasis en manejo general de recursos humanos.
• Experiencia en el manejo de proveedores y procesos logísticos.
• Experiencia trabajo en el sector humanitario o en cooperación internacional.
• Experiencia en acompañamiento administrativo y procesos de RRHH de proyectos humanitarios en todas sus fases de implementación.
• Experiencia en acompañamiento financiero de proyectos humanitarios en todas sus fases de implementación.
• Experiencia trabajando con UNICEF, ya sea directamente o como socio sub implementador.

HABILIDADES REQUERIDAS

• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
• Ser flexible frente a cambios en las prioridades y del contexto.
• Excelentes capacidades de análisis.
• Buenas capacidades de comunicación.
• Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
• Capacidad de garantizar que las partes implicadas internas y externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER y en linea con low requerimientos de la ley Colombiana.
• Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel, Word y software de contabilidad).
• Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
• Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales.
• Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma.
• Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.
• Deseable conocimiento intermedio del inglés.

Tesosería

• Control de cumplimiento de las normas administrativas y financieras al nivel país Colombia e informar proactivamente sobre posibles riesgos.
• Manejo de la caja chica.
• Procesamiento de pagos semanales a proveedores u otros.
• Gestión, entrega y control de anticipos para desplazamientos al terreno del equipo de trabajo.
• Gestión de reembolsos.
• Previsión de gastos y solicitud de transferencia desde la sede

Contabilidad

• Registro de las transacciones de caja menor en la planilla de SAGA
• Archivo de los soportes contables.
• Contribuir al cumplimiento de los requerimientos contables legales y de los donantes.
• Colaboración activa y preparación documentación durante auditorías internas o externas.

Gestión de Proyectos

• Contribuir a la gestión financiera y administrativa de los proyectos en Colombia en todas sus fases en coordinación con el Coordinador Humanitario y los Coordinadores Financiero/Administrativo y Técnico.
• Contribuir a la elaboración de presupuestos para nuevas o actualizadas propuestas a donantes.
• Contribuir a la planificación y ejecución de los procesos logísticos en coordinación con el Coordinador Humanitario, los Jefes de Proyectos y el Coordinador Logístico.

PEAS

• Examinar las pasadas violaciones de la política de protección contra la explotación y los abusos sexuales, así como las violaciones de otros códigos de conducta y políticas (como podrían ser el fraude, la corrupción o el abuso de poder), durante el proceso de reclutamiento
• Asegurarse de que todo el personal firme el código de conducta de la organización
• Incorporar una cláusula relativa a la PEAS a los contratos y acuerdos contractuales formalizados con el personal, también al realizar subcontrataciones
• Facilitar la comunicación con el personal en el curso de las investigaciones iniciadas tras una denuncia por EAS
• Conservar los documentos del personal vinculados a la PEAS, en particular los códigos de conducta firmados

How to Apply:

Se podrá pedir al empleado que asuma deberes y tareas que no se incluyen en esta descripción del trabajo dentro del ámbito de sus competencias, así como que apoye a otras áreas cuando sea necesario*.*

El lugar principal del trabajo es Quibdó, Chocó. Sin embargo, para el desarrollo exitoso de las actividades del proyecto y de la estrategia de HEKS EPER en el área, será necesario realizar viajes laborales frecuentemente a lugares de difícil acceso en los departamentos del Chocó y Antioquía.

La duración del contrato serán 12 meses, con una posible renovación, La conclusión del proceso de contratación esta previsto para finales del mes de Abril 2025.

Podrá enviar su síntesis curricular y carta de presentación al siguiente correo: colombia.hekseper@gmail.com, deberá colocar en el asusto del correo lo siguiente: “ASISTENTE ADMINITRATIVO/ADMINISTRADOR – POSTULACIÓN”, la fecha tope para la recepción de su postulación será el 06 de abril del 2025 hasta las 11:59 p.m.

Si dentro de los 10 días Hábiles no ha sido contactado por nosotros vía correo, considere que no fue seleccionado.