DESCRIPTION DE POSTE

Sous la supervision du/de la Coordonnateur.trice des opérations des projets internationaux et de la sécurité, la ou le titulaire du poste appuie les représentant.e.s-pays (RP) pour l’opérationnalisation de la planification des projets internationaux de l’organisation (autres que le programme de coopération volontaire.). Elle/il assure également la coordination du bon déroulement des étapes internes des processus de déplacements professionnels et de finalisation des livrables des projets. Elle/il fournit enfin un appui ponctuel à d’autres aspects opérationnels en lien avec les projets internationaux. Le poste est basé à Montréal.

RESPONSABILITÉS

1/ Assurer un appui technique aux Représentant.e.s-pays (RP) pour l’opérationnalisation des processus internes liés à la planification des projets internationaux : suivis, mises à jour et contrôles

• Appuyer les RP dans l’application du processus interne de production harmonisée du plan de travail annuel et du budget associé des projets internationaux (tableaux PTA-B en début d’année) et assurer un contrôle de 1ère ligne d’intégration des aspects cadrés par les différentes directions ;
• Appuyer les RP dans l’application du processus interne de mise à jour de la planification annuelle détaillée des projets internationaux et assurer un contrôle de 1ère ligne d’intégration des aspects cadrés par les différentes directions et des tâches internes prévues au cadre institutionnel ;
• Mettre à jour les LOG BOOKS de suivi des changements de la planification annuelle détaillée et du budget des projets internationaux sur base des approbations données ;
• Identifier les impacts, veiller à la cohérence des planifications annuelles détaillées des projets internationaux et assurer la communication interne (notamment après changement ou mise à jour dans un projet).

2/ Assurer le suivi opérationnel des déplacements professionnels

Au niveau global IBCR : projets internationaux, programme PCV et autres projets & initiatives de l’organisation :

• Assurer la production et la mise à jour de l’outil central de planification opérationnelle des déplacements professionnels des personnes employées de l’organisation ;
• Identifier les enjeux de planification et informer les personnes employées concernées.

Au niveau des projets internationaux :

• S’assurer du bon déroulement des différentes étapes du processus de préparation du déplacement professionnel dans les pays des projets internationaux (processus normé) et, lorsque nécessaire, relancer les collègues en charge d’assurer les différentes étapes ;
• Appuyer les RP dans la recherche des informations en lien avec les visas et les formalités administratives obligatoires pour un déplacement dans leur pays et assurer la communication interne avec les personnes concernées par le déplacement ;
• Appuyer les personnes concernées par un déplacement professionnel dans les pays des projets internationaux dans leurs démarches pour effectuer les formalités administratives obligatoires ;
• Assurer les communications pré-départ (processus normé) auprès des personnes en déplacement professionnel dans les pays des projets internationaux.

3/ Assurer le suivi logistique de la finalisation des livrables des projets internationaux

Au niveau global IBCR : projets internationaux, programme PCV et autres projets & initiatives de l’organisation :

• Assurer la production et la mise à jour de l’outil central de planification opérationnelle de la finalisation des livrables des projets de l’organisation ;
• Identifier les enjeux de planification et informer les personnes concernées.

Au niveau des projets internationaux :

• Coordonner le bon déroulement et le liant entre les différentes étapes du processus de finalisation (processus normé) et, lorsque nécessaire, relancer les collègues en charge d’assurer les différentes étapes ;
• Assurer la communication interne avec les personnes concernées par les livrables et à toutes les étapes pertinentes ;
• Assurer la communication externe avec les prestataires de services contractés et mobilisés pour la finalisation des livrables.

4/ Assurer un appui aux opérations et à la logistique des projets internationaux

• Assurer un appui ponctuel, à la demande de son superviseur, notamment pour la participation et la prise de notes à des réunions, la mise à jour de guides ou de procédures, la création d’outils, le rapportage opérationnel, ou toute autre tâche opérationnelle utile ;
• Contribuer au développement et à la mise en place progressive d’un logiciel harmonisé de gestion des projets internationaux.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

• Diplôme d’études universitaires de premier cycle en droit, développement international, sciences sociales, en gestion projet ou dans un domaine connexe.
• Possède une expérience pertinente en gestion de projets et en logistique d’activités dans le cadre de projets nationaux ou internationaux, idéalement en droits humains ou en développement international ;
• Démontre une aptitude à mobiliser des équipes interdépartementales et à assurer une communication interne fluide lors de la planification et la mise en œuvre logistique des activités de projet ;
• Maîtrise les concepts, outils et logiciels liés à la gestion et à la logistique opérationnelle ;
• Fait preuve de flexibilité, de réactivité et d’un bon sens de l’analyse pour proposer des solutions adaptées aux imprévus ou aux défis logistiques ;
• Possède une expérience concrète en coordination de déplacements professionnels (organisation de missions, logistique terrain, etc.) ;
• Détient d’excellentes aptitudes interpersonnelles et communique de manière claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• A un bon esprit de synthèse et la capacité de traduire des décisions stratégiques en étapes opérationnelles concrètes;
• Justifie d’une expérience professionnelle globale pertinente d’au moins trois ans dans un ou plusieurs de ces domaines
• Maîtrise du français et anglais parlé et écrit
• Expérience en gestion budgétaire

How to Apply:

COMMENT POSTULER

Pour être prise en compte, votre candidature doit obligatoirement inclure :

• Une lettre de motivation
• Votre curriculum vitae
• Les coordonnées complètes de trois références récentes
• Le Formulaire de recrutement complété, disponible sur notre site internet : http://www.ibcr.org/fr/emploi/

Faire parvenir votre dossier à l’adresse rh@ibcr.org à l’attention des ressources humaines.

Le Bureau international des droits des enfants vous remercie pour votre intérêt à rejoindre l’équipe et communiquera avec vous si votre candidature est retenue.