COOPI
COOPI Cooperazione Internazionale es una organización humanitaria laica e independiente italiana que lucha contra todas las formas de pobreza para mejorar el mundo. Fundada en 1965, hoy COOPI está presente en 33 países de África, América Latina y el Caribe y Oriente Medio, con proyectos tanto de emergencia como de desarrollo llevados a cabo por personal expatriad – una media de más de 270 personas al año – y personal nacional. Los principales financiadores institucionales son la Unión Europea – ECHO e INTPA – , agencias de la ONU, el Gobierno italiano, autoridades locales y otros gobiernos europeos.

Descripción de COOPI en el país
Desde 1999, COOPI ha estado presente en Colombia, apoyando a comunidades afectadas por el conflicto armado y desastres naturales. En el marco de su acción, COOPI, junto a las organizaciones aliadas UNAD Universidad Nacional Abierta y a distancia y Universidad San Francisco de Quito USFQ, es hoy día beneficiaria de un proyecto en el marco del Programa Amazonia+, financiado por la Unión Europea e implementado por la Agencia Italiana de Cooperación para el Desarrollo AICS, FIAP-Fundación para la Internacionalización de las Administraciones Públicas , y EF-Expertise France para llevar a cabo la implementación del proyecto regional “Amazonía Viva: articulación regional para la conservación y protección de sus paisajes y ecosistemas”, enfocado en la prevención de la deforestación, degradación ambiental e incendios forestales. La acción se implementará en Bolivia, Colombia, Ecuador y Perú, con algunas actividades a realizar de manera remota en Venezuela y Brasil; el proyecto será coordinado desde Colombia La intervención se implementa en colaboración con actores nacionales y locales a través del fortalecimiento de capacidades, el diálogo interregional, la investigación científica y proyectos piloto en paisajes estratégicos de la Amazonía. A lo largo de los años, COOPI ha trabajado en sectores clave como protección (GBV, protección infantil, trata de personas), WASH, reducción del riesgo de desastres y medios de vida, participando en espacios de coordinación Humanitaria en todos los países de interés.

Descripción del puesto
Para el desarrollo de la acción, COOPI está buscando un Administrador/a de Proyecto que coordine la gestión administrativa y financiera del programa Amazonía+. El/la candidata/a trabajará de manera presencial en Colombia con visitas a los países de intervención, asegurando la correcta ejecución financiera y el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por AICS, la UE y de acuerdo con los procedimientos de COOPI. Sus responsabilidades incluirán la planificación financiera, la documentación de todas las transacciones y la elaboración de los informes administrativos requeridos para garantizar la transparencia y el cumplimiento de los criterios del donante.

Áreas de responsabilidad

Gestión administrativa y financiera

• Garantizar el uso eficiente, transparente y conforme del presupuesto del proyecto, asegurando el cumplimiento de las normativas de AICS, UE y COOPI.
• Elaborar y ejecutar planes financieros periódicos en estrecha coordinación con el Coordinador de proyecto y bajo la supervisión de la Administradora País.
• Llevar el control de gastos y verificar que todas las transacciones cumplan con los procedimientos administrativos y financieros establecidos.
• Coordinar el flujo de caja y la gestión de fondos en los cuatro países de implementación (Colombia, Ecuador, Perú y Bolivia).
• Elaborar los informes financieros tanto para el donante, como los requeridos por COOPI en el marco del cumplimiento de las normativas legales del país.

Control presupuestario y contabilidad

• Supervisar la correcta asignación y ejecución de los fondos del proyecto en función del presupuesto aprobado.
• Monitorear regularmente los gastos realizados y supervisar la contabilidad y la gestión del fondo de caja y de la cuenta del proyecto utilizando las herramientas de gestión de COOPI.
• Verificar la coherencia entre el presupuesto planificado y la ejecución real, alertando sobre posibles desviaciones y proponiendo ajustes cuando sea necesario.
• Registrar y organizar todas las transacciones financieras en los sistemas contables de COOPI y del donante.
• Asegurar que los gastos estén debidamente documentados y respaldados con comprobantes, facturas y justificantes, conforme a los procedimientos exigidos.
• Validar la solicitud de fondos por país y realizar la solicitud consolidada para garantizar un flujo permanente de caja en los países.

Elaboración de informes financieros y administrativos

• Preparar informes financieros periódicos requeridos por COOPI y el donante, asegurando precisión y puntualidad en la entrega.
• Apoyar la consolidación de la documentación financiera y administrativa para auditorías internas y externas.
• Asegurar la correcta clasificación y archivo de la documentación administrativa y contable del proyecto.
• Coordinar con los socios del proyecto la entrega oportuna y correcta de los informes financieros, con el fin de garantizar el flujo de caja por cada componente del proyecto.

Coordinación y soporte administrativo

• Coordinar con los equipos financieros de las organizaciones socias implementadoras para garantizar la armonización y coherencia de los procedimientos administrativos.
• Brindar formación a los equipos de terreno en aspectos administrativos y financieros cuando se requiera, así como a los socios del proyecto.
• Brindar apoyo administrativo al equipo del proyecto en temas de contrataciones, adquisiciones y logística.
• Gestionar contratos, convenios y procesos administrativos vinculados al desarrollo de la acción.
• Realizar visitas de seguimiento a los países de intervención para garantizar la adecuada gestión del archivo y los recursos del proyecto.
• Garantizar el cumplimiento administrativo y financiero de la derivación de Fondos a Terceros designados a los proyectos piloto en cada país.
• Apoyar al coordinador en los requerimientos que sean necesarios, con base en las eventuales solicitudes para dar cumplimiento a actividades específicas del proyecto.

Cumplimiento normativo y auditoría

• Velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros establecidos por la UE, AICS y COOPI.
• Apoyar la preparación y ejecución de auditorías financieras, facilitando la documentación y la información requerida.
• Implementar mecanismos de control interno para minimizar riesgos financieros y administrativos.

Perfil Deseado

Esencial

• Título universitario en Administración de Empresas y/o Economía y/o Contabilidad y/o Finanzas. Hasta 8 puntos
• Experiencia mínima de tres (3) años en gestión administrativa y financiera de proyectos de cooperación internacional. Hasta 8 puntos
• Conocimiento sólido de los procedimientos administrativos y financieros de donantes internacionales, especialmente de la Unión Europea (UE) y AICS. Hasta 6 puntos
• Dominio de herramientas contables y financieras, incluyendo software de contabilidad y gestión presupuestaria. Hasta 8 puntos
• Habilidad para coordinar con equipos multidisciplinarios y organizaciones socias en distintos países. Hasta 3 puntos

Requisitos Deseables

• Experiencia en la gestión de fondos en proyectos multisectoriales y/o regionales. Hasta 4 puntos
• Conocimiento de normativas fiscales y legales en Colombia. Hasta 4 puntos
• Experiencia en auditorías financieras y controles internos. Hasta 4 puntos
• Experiencia en capacitación y soporte en temas administrativos y financieros a equipos de trabajo. Hasta 3 puntos
• Conocimiento del idioma italiano y/o inglés. Hasta 2 puntos.

Habilidades relevantes

• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.
• Sentido de la organización y el trabajo en equipo, flexibilidad.
• Capacidad para trabajar, de manera autónoma y en un entorno a menudo no confortable.
• Respeto por los valores/misión de COOPI.
• Excelente dominio del idioma español (personal local colombiano).

How to Apply:

Enviar hoja de vida, soportes académicos y laborales, carta depresentación a seleccion.colombia@coopi.org. La fecha de abertura de la convocatoria es el día 5 de mayo 2025 y el límite para recibir aplicaciones es el 9 de mayo 2025. Toda aplicación que se reciba posteriormente a las 23:59 de esta fecha no será evaluada.
Solamente se contactará / responderá a los correos de las personas que sean preseleccionadas.
Las aplicaciones que no incluyan los requerimientos mencionados no serán tomadas en cuenta en el proceso de selección.

Para aplicar a la vacante, consulte los TDR completos en el siguiente enlace:

https://drive.google.com/file/d/1LmL6lOQdLQQkPvgD9PeWhrTrbTzqDTYt/view?usp=sharing